Les principales formalités liées au recrutement

Au sommaire :

• L’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise vous oblige à accomplir un certain nombre de formalités. Tour d’horizon.

Déclaration préalable à l’embauche

En cas de recrutement d’un nouveau salarié, vous devez normalement effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). La DPAE doit ainsi être envoyée à l’Urssaf, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche et en principe au plus tard au moment de la mise au travail du salarié. Cet envoi se fait normalement par voie électronique.

Inscription sur le registre unique du personnel

Dès lors que votre entreprise emploie du personnel, vous devez établir un registre unique du personnel, sur lequel doit être inscrite, de façon indélébile, chaque nouvelle embauche. On y retrouve ainsi, dans l’ordre des embauches, le nom et les prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et ceux mis à disposition par une entreprise de travail temporaire. Aucune forme particulière n’étant imposée pour la tenue de ce document (cahier, classeur…).

Affiliation à la caisse de retraite complémentaire

Tous les salariés relevant du régime général de Sécurité sociale doivent obligatoirement être affiliés à un régime de retraite complémentaire. Cette affiliation s’effectuant auprès d’un organisme de retraite complémentaire affilié à l’Arrco et, pour les cadres et assimilés, d’une caisse relevant de l’Agirc. Lors de chaque nouvelle embauche, vous êtes donc tenu d’affilier le salarié concerné à la (aux) caisse(s) de retraite complémentaire compétente(s).

Visite médicale d’embauche

Vous devez, sauf exceptions, organiser une visite médicale d’embauche pour tout nouveau salarié avant sa prise de fonctions ou, au plus tard, avant la fin de sa période d’essai.

Cette visite médicale ayant pour but de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste pour lequel il a été recruté et qu’il n’est pas atteint d’une affection pouvant présenter un risque pour les autres travailleurs.

Formation à la sécurité

Vous êtes en principe également tenu d’organiser, lors de l’embauche, une formation à la sécurité au bénéfice du nouvel embauché, y compris s’il s’agit d’un travailleur intérimaire.

Cette formation doit être appropriée aux risques de l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié concerné. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail.

Formalités spécifiques

Des formalités particulières sont également prévues selon la nature du contrat ou la qualité du salarié. Ainsi, par exemple, le recrutement pendant les vacances scolaires d’un adolescent âgé de 14 à 16 ans nécessite d’adresser préalablement une demande écrite à l’inspection du travail.

Publié le mardi 17 avril 2012 - © Copyright Les Echos Publishing - 2013