Gestion prévisionnelle : préparez dès maintenant votre exercice 2009

L'année 2009 est toute proche. Le moment est donc venu pour vous d'établir vos prévisions en vue de préparer au mieux le difficile exercice qui s'annonce.

Cela n'aura échappé à personne : l'exercice 2009 sera difficile pour la plupart des entreprises.?Car peu d'activités seront épargnées par les effets de la crise financière et économique profonde qui s'est déclarée il y a plusieurs semaines.?Mais vous ne devez pas pour autant être résigné ; au contraire, il est urgent d'adapter vos comportements à cette nouvelle donne.?En premier lieu, il est impératif d'élaborer dès maintenant votre prévisionnel d'activité 2009. Il vous permettra de préciser et d'évaluer le risque qui pèse sur votre chiffre d'affaires, et d'imaginer et de simuler les ripostes que vous pouvez mettre en oeuvre.?Voici, pour vous aider dans votre réflexion, quelques rappels sur la méthodologie à respecter pour élaborer cet outil de gestion indispensable en période de turbulences économiques.

Les six étapes de la démarche prévisionnelle

1 - L'analyse stratégique
Redéfinir les orientations que vous souhaitez voir prendre à court et moyen terme par votre entreprise.
Vous devez commencer par recenser les différentes opportunités qui se présenteront à votre entreprise au cours de l'année 2009, ainsi que les difficultés auxquelles elle devra faire face. Pour ce faire, il vous faut répondre à ces quelques questions :
- comment voyez-vous votre entreprise l'exercice prochain ?
- quels sont les moyens à mettre en oeuvre pour atteindre vos objectifs ?
- quelles sont les carences actuelles de votre entreprise et comment y remédier ?
Les réponses à ces questions vous permettront de définir vos orientations stratégiques.

2 - Le plan de financement
Recenser les besoins financiers générés par la réalisation des investissements liés à vos choix stratégiques et par les difficultés identifiées et rechercher les ressources susceptibles de couvrir ces besoins.
Vous devez évaluer le coût de vos besoins financiers et mettre en place les modes de financement les plus opportuns pour y faire face. En effet, trop souvent, les difficultés des entreprises proviennent d'un déséquilibre financier qui n'a pas été décelé à ce niveau, surtout en périodes de crise, périodes au cours desquelles les banquiers sont peu enclins à donner une suite favorable à des demandes de financement à court terme imprévues.
Dans tous les cas, les ressources doivent être au moins égales aux besoins. Les durées de financement retenues doivent être justifiées économiquement et surtout ne pas être trop courtes, car vous risquez alors de générer des difficultés à court et moyen terme.

3 - L'évaluation du chiffre d'affaires
Mesurer l'évolution probable du chiffre d'affaires – et éventuellement des autres produits – avec une approximation suffisante, cohérente et réaliste.
L'examen de l'évolution du chiffre d'affaires sur l'exercice prochain, découlant de votre activité courante ou consécutive au lancement d'une nouvelle activité ou de développements et/ou d'investissements, doit être mené le plus objectivement possible, en faisant analyser par le Cabinet les données dont vous disposez. En effet, les chiffres obtenus doivent toujours rester cohérents par rapport :
- aux données du passé, s'il ne s'agit pas d'une création d'activité ;
- aux capacités de production actuelles et futures ;
- aux marchés et aux données de votre secteur économique, mises à jour au regard du développement actuel de la crise et des prévisions faites pour l'année 2009.
Les principaux outils d'évaluation sont donc :
- les chiffres du passé de votre entreprise ;
- les prévisions économiques 2009 ;
- les chiffres de votre secteur économique et de vos principaux concurrents ;
- les renseignements sur l'évolution de votre secteur économique : données professionnelles, évolution des techniques utilisées...

4 - L'évaluation des charges
Évaluer de manière exhaustive l'ensemble des charges de l'entreprise et dresser un état de synthèse de cette évaluation.
Vous devez analyser chaque poste de charges, les postes les plus sensibles devant faire l'objet d'une attention toute particulière. Vous pourrez présenter les résultats de cette analyse sous la forme d'un tableau listant le détail des charges de l'entreprise et l'évaluation retenue. La méthode d'évaluation retenue devra être annexée à ce tableau. Et pour certains postes, des tableaux de calculs reprenant toutes les données nécessaires à la bonne compréhension des montants retenus pourront être élaborés et conservés par l'entreprise.

5 - Le compte de résultat prévisionnel
Établir un compte de résultat prévisionnel en fonction des éléments obtenus lors des deux étapes précédentes.
Le compte de résultat prévisionnel peut être présenté sous la forme comptable classique ou d'un tableau de soldes intermédiaires de gestion, offrant ainsi une meilleure analyse des chiffres obtenus.
Un tableau qui pourra comporter à la fois les données prévisionnelles et celles du dernier exercice clos, et qui fera ressortir l'évolution programmée en pourcentage. Une fois cet état dressé, vous devez analyser de façon critique les chiffres obtenus. Une analyse qui, bien souvent, remettra en cause les données des étapes précédentes.

6 - L'évolution de la trésorerie
Présenter sous la forme d'un tableau à 12 colonnes le détail des entrées et des sorties mensuelles de trésorerie sur les 12 mois à venir afin de faire apparaître l'évolution de la trésorerie cumulée chaque fin de mois.
L'analyse prévisionnelle ne doit pas se limiter à un examen de la rentabilité comptable, mais doit être impérativement complétée par une étude de la situation financière prévisionnelle, surtout en période de crise économique et de raréfaction du financement bancaire.
Cette évolution de trésorerie sera généralement établie sur les 12 mois à venir, sous la forme d'un tableau reprenant le détail des mouvements de chaque mois. Pour établir ce document, il conviendra de prendre en compte les délais de règlement et d'encaissement propres à votre entreprise, ainsi que les nouvelles règles de délais de paiement qui s'appliqueront à partir de l'année prochaine. Ce document permet d'anticiper les problèmes de besoins de financement ou, c'est l'idéal, d'optimiser la gestion des excédents de trésorerie.
Comme pour les phases précédentes, il est important de conserver dans le dossier prévisionnel de votre entreprise toutes les données utilisées pour les calculs de la trésorerie prévisionnelle. Elles seront utiles plus tard, soit pour expliquer un chiffre qu'elles intègrent, soit pour établir les prévisions de l'exercice suivant.

L'utilisation du prévisionnel

L'élaboration d'un dossier de gestion prévisionnelle doit vous permettre de bénéficier d'outils de gestion particulièrement performants. Vous pouvez notamment, grâce à ce document, comparer pendant toute l'année vos réalisations à vos prévisions, en établissant un tableau de situation rapide, le fameux tableau de bord mensuel.
Cet outil est précieux, voire indispensable en période difficile. Il vous permettra de suivre l'évolution de votre activité au fur et à mesure, au moins mensuellement (le suivi peut même être hebdomadaire ou quotidien), et de réagir très vite à la moindre alerte.

Notre conseil

Le prévisionnel et le tableau de bord sont des outils incontournables, surtout en période difficile. Si votre entreprise n'en est pas encore dotée, n'hésitez pas à contacter le Cabinet afin que nous étudiions l'opportunité d'en mettre en place.

Publié le dimanche 07 décembre 2008 - © Copyright SID Presse - 2008