Comment faire face à un contrôle Urssaf ?

L’avis de contrôle

Quand l’Urssaf prend la décision de contrôler votre entreprise, la visite d’un inspecteur du recouvrement est imminente. Mais celui-ci n’est pas pour autant autorisé à débarquer dans vos locaux à l’improviste, sauf s’il suspecte une situation de travail dissimulé. En effet, l’inspecteur du recouvrement doit vous adresser, par lettre recommandée avec accusé de réception, un avis mentionnant la date du contrôle sur place.

À noter : en cas d’empêchement, vous pouvez contacter l’inspecteur pour convenir d’une autre date. N’oubliez pas cependant de demander ce report par écrit en motivant soigneusement votre demande par des motifs précis (congés non reportables de votre responsable de la paie, délais nécessaires pour rapatrier des documents externalisés, etc.). Et sachez qu’une demande de report qui ne serait pas justifiée par des raisons valables peut, le cas échéant (manœuvres purement dilatoires, par exemple), constituer un délit d’obstacle à contrôle passible de 6 mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende.

De plus, cet avis de contrôle doit détailler une liste non exhaustive de documents à mettre à la disposition de l’inspecteur (bulletins de salaire, contrats de travail et leurs avenants, conventions et accords collectifs de travail, etc.).

La vérification sur place

La procédure de contrôle sur place consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier, en principe en s’installant dans vos locaux, la bonne application de la législation en matière de cotisations et contributions sociales. Mais vérifier ne veut pas dire seulement rechercher les erreurs ou omissions entraînant un redressement. En effet, l’inspecteur dépêché dans votre entreprise est également chargé d’une mission d’information et de prévention. Résultat : son rapport de contrôle peut éventuellement conclure que vous avez trop versé à l’Urssaf par rapport aux sommes dont vous êtes redevable et aboutir à un remboursement !

L’accueil de l’inspecteur

Il est important d’accueillir l’inspecteur du recouvrement dans le meilleur esprit possible en cherchant notamment à entretenir une discussion constructive avec lui. Cette démarche doit commencer par la réception de l’inspecteur du recouvrement par vous-même, chef d’entreprise, afin de montrer toute l’importance que vous accordez à ce contrôle. Ce n’est qu’ensuite que vous pouvez lui présenter les interlocuteurs techniques (chef comptable, responsable du personnel…) auxquels il pourra faire appel dans le cadre de sa mission.

À savoir : vous avez la possibilité de vous faire assister d’un conseil de votre choix pour vous aider ou vous représenter. Il faut toutefois qu’il soit mandaté à cet effet.

À la fin du contrôle, il est également bon que vous fassiez un rapide bilan avec l’inspecteur des principales difficultés soulevées lors de sa visite.

Pour faciliter le travail de l’Urssaf, une procédure de contrôle sur pièces a été mise en place, c’est-à-dire un contrôle se déroulant cette fois dans les locaux de l’Urssaf et non pas dans ceux de votre entreprise. Cette procédure est toutefois réservée au contrôle des plus petites entreprises, à savoir celles occupant 9 salariés au plus. Mais attention ! Le contrôle sur pièces est une procédure de contrôle Urssaf à part entière. Elle ouvre donc droit aux mêmes garanties que celles qui ont cours en matière de contrôle sur place.

Si vous êtes concerné par cette procédure, l’Urssaf peut vous demander de lui communiquer certains documents sociaux, fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même.

Important : si vous omettez de transmettre les éléments demandés par l’Urssaf ou si l’examen des pièces impose d’autres investigations, cette procédure particulière de contrôle sur pièces prendra fin par la production d’un document vous informant de la mise en œuvre d’une procédure de contrôle sur place, forcément beaucoup plus lourde.

La lettre d’observations

Quand le contrôle est terminé, l’agent de l’Urssaf vous adresse un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Ce document, qu’il aboutisse ou non à un redressement, doit impérativement indiquer l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle, le délai de 30 jours qui vous est accordé pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de vous faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.

À noter : il doit préciser, en outre, les éventuelles observations faites au cours du contrôle, assorties de l’indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements envisagés.

Dernière mention figurant, le cas échéant, dans la lettre d’observations : la possible constatation de l’absence de bonne foi du cotisant contrôlé. Une mauvaise nouvelle car cette mention empêche ce cotisant d’obtenir une remise des majorations de retard.

Votre réponse éventuelle

Par la suite, vous n’êtes pas obligé de répondre aux observations de l’inspecteur. En effet, ne pas répondre ne vous privera pas de la possibilité de critiquer ultérieurement la position de l’Urssaf devant un tribunal. Toutefois, si vous choisissez d’apporter une réponse à la lettre d’observations, sachez que l’Urssaf est tenue de vous répondre à son tour par écrit. Et si vous apportez de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l’Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement. Le jeu en vaut donc la chandelle !

La suite de la procédure

Au terme de la procédure, qui ne peut porter que sur les cotisations dues au cours des 3 dernières années (plus celles concernant l’année en cours), vous recevrez :

- dans le cas d’observations sans régularisation, un courrier valant décision administrative à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;

- en cas de sommes à payer, une mise en demeure par laquelle l’Urssaf vous « invite » à régulariser votre situation dans le délai d’un mois ;

- en cas de trop versé, une proposition de l’Urssaf d’imputer le crédit sur la prochaine échéance de vos cotisations ou de procéder à son remboursement (sur demande).

On notera, par ailleurs, que l’absence d’observations vaut en principe accord tacite des pratiques ayant donné lieu à vérification.

Si vous contestez le redressement de l’Urssaf, vous devez d’abord saisir la commission de recours amiable puis éventuellement le tribunal des affaires de Sécurité sociale (Tass), les décisions de ce tribunal pouvant, elles-mêmes, faire l’objet d’un recours devant la cour d’appel ou la Cour de cassation. La saisine de cette commission est gratuite et sans obligation de présence ou de représentation lors de l’examen du dossier.

Attention : la rédaction de votre réclamation revêt une importance fondamentale car seuls les points que vous aurez contestés devant la commission pourront ensuite être soumis aux tribunaux. Votre dossier auprès de la commission de recours amiable devra donc être constitué avec soin.

- Si vous vous interrogez sur l’application de tel ou tel aspect de la réglementation relative aux cotisations sociales, c’est en principe à vous de vous documenter, car ici comme ailleurs, nul n’est censé ignorer la loi… Consciente toutefois de la redoutable complexité de la législation et de ses changements incessants, l’Urssaf consacre désormais une partie non négligeable de son budget à informer les cotisants par divers moyens (brochures thématiques, site Internet…), ainsi qu’à répondre aux entreprises qui s’interrogent sur la manière de compléter certains documents ou sur les exonérations et les taux de cotisations en vigueur.

- En dehors de cette activité d’information, des dispositifs plus spécifiques existent. Ainsi, les employeurs peuvent obtenir une réponse écrite à des questions qu’ils se posent sur l’application dans leur entreprise de certains aspects de la législation. Avantage de cette procédure, dite de « rescrit social » : offrir une grande sécurité juridique puisqu’aucun redressement futur ne pourra avoir lieu si l’entreprise suit les prescriptions écrites de l’Urssaf.

- L’Urssaf met à disposition des entreprises une « charte du cotisant contrôlé » qui peut également être téléchargée à partir du sitewww.urssaf.fr. Elle se présente sous la forme d’un document synthétique d’une vingtaine de pages, écrites de manière très accessible, et dont l’objectif est de présenter les modalités de déroulement d’un contrôle, ainsi que les droits et obligations du cotisant tout au long de la procédure. Une excellente entrée en matière pour se préparer à un contrôle Urssaf.

« Entreprise »

« Adresse »

Urssaf de …..........

Monsieur l’Inspecteur

« Adresse »

« Date »

Lettre Recommandée avec AR

Monsieur l’Inspecteur,

Suite au contrôle que vous avez effectué dans notre entreprise le …..... et aux observations que vous nous avez adressées, nous vous formulons les remarques suivantes :

Nous contestons les chefs de redressement suivants, pour les raisons suivantes : …..

Préciser les points de contestation et votre motivation, comme par exemple :

- Frais professionnels : vous avez estimé que les frais remboursés à nos commerciaux n’étaient pas justifiés, et les avez en conséquence réintégrés dans l’assiette des cotisations.

Cette mesure n’est pas justifiée :

Par exemple : en effet, ces remboursements correspondent à des frais réellement exposés puisque …........

- Prestataires extérieurs : vous avez estimé que Monsieur …....... était salarié de l’entreprise, alors que celle-ci le rémunère sur la base de factures, puisqu’il intervient auprès d’elle en qualité de travailleur indépendant.

Cette mesure n’est pas justifiée :

Par exemple : puisque Monsieur …...... est immatriculé au Registre du commerce et des sociétés de ….. depuis …..., qu’il compte beaucoup d’autres clients que notre entreprise et que, au surplus, il travaille de manière parfaitement indépendante dans la réalisation des tâches que nous lui avons confiées.

Nous vous remercions par avance de bien vouloir revoir votre position sur la base de ces éléments.

Dans cette attente,

Veuillez agréer, Monsieur l’Inspecteur, nos salutations distinguées.

« Signature »

Publié le mercredi 18 décembre 2013 - © Copyright Les Echos Publishing - 2013