Comment bien organiser un évènement associatif

Au sommaire :

• Une manifestation publique (kermesse, spectacle, vide-greniers, repas dansant, etc.) ne s’improvise pas ! C’est, au contraire, un projet qu’il convient de bien préparer et de gérer avec rigueur. Un tel évènement suppose donc anticipation, planification et
• Une gestion de projet
• Des démarches administratives

Une gestion de projet

L’évènement de votre association sera d’autant plus réussi qu’il recueillera l’adhésion des salariés et des bénévoles.

Évaluez vos besoins

Vous devez d’abord définir les moyens humains, matériels et financiers à mobiliser pour réussir votre évènement.

- De combien de bénévoles avez-vous besoin en amont et le jour J et quelles doivent être leurs compétences ?

- Quel est le matériel nécessaire et où le trouver, dans l’idéal gratuitement ? Faites le point avec vos adhérents et bénévoles et contactez les commerçants, les entreprises et les autres associations de votre commune qui peuvent vous prêter ou vous donner du matériel (tables, chaises, outils, barnum, décoration, etc.). Renseignez-vous aussi auprès de votre mairie qui, elle, pourra répondre à vos besoins techniques (barrières, panneaux d’interdiction de stationner...).

- Quel est le budget de l’évènement ? Listez les recettes prévisibles (dons d’entreprises, subventions, billetterie, buvette...) et les dépenses à engager (location de salle, achat de matériel, achat de nourriture et de boissons, droits d’auteur, salaires, remboursement des frais engagés par les bénévoles...). Et fixez éventuellement un prix d’entrée en adéquation, à la fois, avec vos coûts et avec le public visé.

Pensez vert : afin de limiter l’impact de votre évènement sur l’environnement , vous pouvez, notamment, distribuer des verres consignés et installer des fontaines à eau, privilégier le fait main à partir de matériel de récupération, louer ou acheter d’occasion le matériel nécessaire, installer des aires de stationnement pour les vélos, communiquer sur les transports en commun pour accéder à l’évènement, inciter au covoiturage, privilégier les achats en vrac, réduire au maximum le gaspillage alimentaire, mettre en place un composteur, etc.

Pensez à la sécurité

Vérifiez auprès de votre assureur que l’association est couverte contre les dommages pouvant se produire lors de l’évènement. Assurez-vous que les installations prévues (tentes, enceintes, gradins, scènes...) répondent aux obligations de sécurité.

Faites appel à une association spécialisée dans les premiers secours et mettez en place, au besoin, un service d’ordre. Il est d’usage aussi de prévenir la police ou la gendarmerie et les pompiers.

À savoir : les pouvoirs publics imposent généralement des consignes de sécurité (accès des pompiers, extincteurs...).

Établissez un planning et répartissez les tâches

Déterminez les grandes étapes de votre projet et leur échéance : trouver le lieu, fixer une date, définir le budget, demander des autorisations, trouver le matériel, débuter la communication autour de l’évènement…

Une fois ces étapes planifiées, répartissez les tâches selon les points forts et les intérêts de chacun en privilégiant le travail en équipe : qui se charge des relations avec les pouvoirs publics (mairie, préfecture…), s’occupe de la publicité de l’évènement, gère l’organisation matérielle, recherche des partenaires financiers, veille à la sécurité ?

Et organisez régulièrement des rencontres pour discuter de l’état d’avancement du projet et encourager vos salariés et bénévoles.

Communiquez sur l’évènement

Il est bien sûr indispensable de faire connaître votre évènement.

Informez vos adhérents et sympathisants via une newsletter, par exemple. Contactez la presse quotidienne régionale, les radios et magazines locaux ainsi que la mairie qui, souvent, diffuse des bulletins d’information. Apposez des affiches chez les commerçants et dans les emplacements réservés à cet effet. Relayez et faites relayer l’information sur les réseaux sociaux, votre site internet et ceux de vos partenaires. Invitez des figures locales...

Le jour J

Le jour de l’évènement, assurez-vous que la signalétique permet d’y accéder facilement. Ne négligez pas la répartition des tâches et vérifiez que tout le monde connaît celle qui lui incombe (logistique, accueil du public, billetterie, buvette, animation...). Enfin, les bénévoles, qui doivent être identifiables par le public (badge, tee-shirt, vestes...), doivent avoir un référent en cas de problème.

Important : une fois la manifestation terminée, n’oubliez pas de remercier vos salariés et vos bénévoles, ainsi que vos partenaires et recueillez leurs commentaires sur ses points forts et ses faiblesses. Enfin, communiquez-leur les résultats de l’évènement (nombre de participants, montant des recettes...). Autant de petits gestes qui vous permettront de les motiver pour votre prochaine manifestation !

Publié le mardi 02 mai 2023 - © Copyright Les Echos Publishing - 2023