Les modalités de décompte des effectifs d’une entreprise

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L’effectif d’une entreprise a de nombreux impacts sur l’application de la législation sociale. En effet, lorsque l’entreprise atteint un nombre déterminé de salariés, certaines obligations s’imposent à l’employeur (par exemple, l’organisation d’élections de délégués du personnel à partir de 11 salariés). Et l’effectif de l’entreprise a également une influence sur le calcul de nombreuses cotisations et exonérations sociales. Or, les modalités de calcul de l’effectif pris en compte pour l’application de plusieurs cotisations et exonérations sociales ont été modifiées en 2009 par le gouvernement dans le but d’harmoniser les règles existantes. Pour les cotisations et exonérations concernées, des modalités communes de décompte des effectifs ont ainsi été fixées.

La direction de la Sécurité sociale est revenue, par le biais d’une circulaire, sur les nouvelles règles adoptées (Circulaire DSS/5B n° 2010-38 du 1er février 2010).
Le point complet sur ces règles.

Le champ d’application des nouvelles règles

Les nouvelles modalités de calcul concernent :
- la participation à la formation continue (cette contribution augmentant lorsque les seuils de 10 ou 20 salariés sont atteints) ;
- le versement de transport (dû par les entreprises dépassant 9 salariés, situées dans le périmètre d’une autorité organisatrice de transport) ;
- la contribution supplémentaire au Fnal (due par les entreprises de 20 salariés et plus) ;
- la réduction Fillon (les entreprises de 19 salariés au plus bénéficiant d’un coefficient de réduction majoré) ;
- l’exonération de charges sociales dont bénéficient les employeurs d’apprentis (la rémunération des apprentis étant totalement exonérée de cotisations sociales, sauf la cotisation accident du travail/maladie professionnelle, dans les entreprises de moins de 11 salariés - ou pour les artisans inscrits au répertoire des métiers - alors que les entreprises de 11 salariés et plus restent assujetties à certaines cotisations, notamment les cotisations d’assurance chômage) ;
- et enfin, la déduction forfaitaire de cotisations patronales pour heures supplémentaires (la déduction étant seulement de 0,50 € par heure supplémentaire dans les entreprises de plus de 20 salariés contre 1,50 € dans celles d’au plus 20 salariés). À noter ces nouvelles règles ne s’appliquent pas, en revanche, au calcul des effectifs déterminant la périodicité de versement des cotisations de Sécurité sociale.

Les nouvelles règles de calcul de l’effectif

Les salariés pris en compte
Pour calculer l’effectif, il faut se référer aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail qui prévoient que :
- les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris en compte intégralement dans l’effectif de l’entreprise ;
- les salariés en contrat à durée déterminée (CDD), en contrat de travail intermittent, et les travailleurs mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure (à condition qu’ils soient présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins un an) sont pris en compte au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents ;
- les salariés à temps partiel (quelle que soit la nature de leur contrat) sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat par la durée légale ou conventionnelle du travail.

Sont en revanche exclus :
- les salariés en CDD et les salariés mis à disposition qui remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (exemple : congé de maternité) ;
- les apprentis ;
- les salariés embauchés en contrat initiative-emploi (ou embauchés en contrat insertion-revenu minimum d'activité avant le 1er janvier 2010), pendant la durée de la convention ;
- les salariés embauchés en contrat d'accompagnement dans l'emploi (ou embauchés en contrat d'avenir avant le 1er janvier 2010) pendant la durée de la convention ;
- les salariés embauchés en contrat de professionnalisation jusqu’au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l’action de professionnalisation lorsqu’il est à durée indéterminée. À noter s’agissant de la participation à la formation continue, le Code du travail prévoit un cas d’exclusion spécifique. Sont ainsi exclus des effectifs de l’entreprise utilisatrice les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, un groupement d’employeurs ou une association intermédiaire. Par ailleurs, avec l’application de ces nouvelles règles, seuls les salariés titulaires d’un contrat de travail sont pris en compte dans le calcul de l’effectif. Or, pour la contribution supplémentaire au Fnal comme pour le versement de transport, l’effectif était traditionnellement déterminé selon les règles du droit de la Sécurité sociale. Ainsi, étaient pris en compte dans l’effectif également les non-salariés affiliés obligatoirement au régime général de Sécurité sociale comme, par exemple, les gérants minoritaires de SARL. Désormais, ces derniers sont exclus du calcul de l’effectif.

La méthode de calcul

L’effectif de l’entreprise est apprécié au 31 décembre de l’année, en fonction de la moyenne des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile, tous établissements confondus. Sachant que pour calculer l’effectif mensuel, il faut tenir compte des salariés titulaires d’un contrat de travail le dernier jour du mois, y compris des salariés absents. Important les mois au cours desquels aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte pour la détermination des effectifs moyens. Pour les entreprises créées en cours d’année, le Code du travail prévoit désormais que l’effectif est apprécié à la date de leur création (année N). Pour l’année suivante (année N+1), il est apprécié selon les nouvelles règles en fonction de la moyenne au 31 décembre de l’année N des effectifs de chacun des mois d’existence sur cette 1re année.

Ces nouvelles mesures sont applicables depuis le 25 juin 2009. Aussi a-il en principe fallu au 31 décembre 2009 appliquer les nouvelles règles pour déterminer les exonérations et cotisations applicables. Et selon la cotisation ou l’exonération concernée, la réforme a eu un impact plus ou moins grand. Dans sa circulaire, la direction de la Sécurité sociale revient donc au cas par cas, sur les conséquences de l’application des nouvelles règles.

Réduction Fillon et déduction forfaitaire de cotisations patronales pour heures supplémentaires

Les nouvelles règles ont eu en pratique peu d’impact sur le calcul de l’effectif pris en compte pour l’application de la réduction Fillon et de la déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires, puisque la méthode de calcul est restée sensiblement la même qu’avant. La seule nouveauté réside en effet dans le fait que désormais les mois au cours desquels aucun salarié n’a été employé ne doivent pas être comptabilisés. Illustration au 31 décembre 2009, il convenait donc de déterminer l’effectif moyen de l’année pour déterminer le montant de la déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires et le montant de la réduction Fillon auxquelles l’employeur ouvrira droit en 2010. Pendant 3 mois en 2009 (juin, juillet, août), l’effectif de l’entreprise avait été égal à zéro. Au 31 décembre 2009, il convenait, pour obtenir l’effectif moyen de l’année, de diviser la totalité des effectifs de chaque mois par 9, afin de neutraliser les 3 mois au cours desquels aucun salarié n’était présent dans l’entreprise.

Contribution supplémentaire au Fnal

Auparavant, faute de disposition particulière, l’effectif pris en compte pour déterminer si l’entreprise devait être assujettie à la contribution supplémentaire au Fnal était apprécié selon les mêmes règles que pour la périodicité de versement des cotisations de Sécurité sociale. Ainsi, l’effectif pris en compte au titre d’une année correspondait à l’effectif total de l’entreprise au 31 décembre de l’année précédente, en tenant compte de tous les établissements de l’entreprise. Si l’effectif était d’au moins 20 salariés à cette date, la contribution était alors due l’année suivante.

Avec les nouvelles règles, pour déterminer si l’entreprise est assujettie à la contribution supplémentaire au Fnal au titre d’une année N, il faut au 31 décembre de l’année N-1 calculer la moyenne des effectifs de chaque mois pendant lequel au moins un salarié était employé et non plus prendre le seul effectif au 31 décembre. Illustration au 31 décembre 2009, il convenait de calculer l’effectif moyen de l’année pour déterminer si l’employeur sera assujetti à la contribution supplémentaire au Fnal en 2010. En janvier et février 2009, l’effectif de l’entreprise était égal à zéro, les embauches démarrant en mars 2009. Au 31 décembre 2009, il convenait, pour obtenir l’effectif moyen de l’année, de diviser la totalité des effectifs de chaque mois par 10, afin de neutraliser les 2 mois au cours desquels aucun salarié n’était présent dans l’entreprise.

Exonération pour l’embauche d’apprentis

Pour déterminer l’exonération de cotisations sociales applicable en cas d’embauche d’apprentis, l’effectif était auparavant apprécié, comme pour la contribution supplémentaire au Fnal, au 31 décembre précédant la date de conclusion du contrat (non compris les apprentis), sans tenir compte des éventuelles variations de l’effectif en cours d’année.

Désormais, pour apprécier, au 31 décembre de l’année qui précède la conclusion du contrat d’apprentissage, l’effectif de l’entreprise, il faut faire la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année civile où au moins un salarié était employé. Précision alors que la réforme est entrée en vigueur au 25 juin 2009, par mesure de simplification, l’administration a décidé que les anciennes règles ont continué à s’appliquer au titre de l’année 2009 aux entreprises existantes au 25 juin 2009. Ainsi, si une entreprise créée avant le 25 juin 2009 comptait moins de 11 salariés au 31 décembre 2008, elle a pu continuer à bénéficier tout au long de l’année 2009 de l’exonération totale de cotisations sociales (sauf accident du travail-maladie professionnelle) pour tous les contrats d’apprentissage conclus en 2009.

Versement de transport

Auparavant, pour déterminer si une entreprise était assujettie au versement de transport, il fallait se référer à la périodicité du versement des cotisations de Sécurité sociale. Ainsi, deux possibilités différentes pouvaient se présenter :
- dans le cas d’un versement mensuel, l’effectif était apprécié au dernier jour de chaque mois civil, l’entreprise étant alors redevable du versement de transport les mois au cours desquels son effectif dépassait 9 salariés ;
- dans le cas d’un versement trimestriel, l’effectif était apprécié au dernier jour de chaque trimestre civil. Si chaque trimestre, l’effectif dépassait 9 salariés, l’entreprise était alors redevable du versement de transport pour l’année entière. Si ce n’était pas le cas, c’était alors la moyenne des effectifs au dernier jour de chaque trimestre qui déterminait l’assujettissement : si la moyenne était supérieure à 9, l’employeur était alors redevable du versement de transport pour l’année, sinon non.

La réforme a donc simplifié les choses puisque désormais il n’est plus tenu compte de la périodicité du paiement des cotisations pour déterminer l’assujettissement au versement de transport, et que l’application du versement de transport est dorénavant décidée dans tous les cas sur l’année entière. Ainsi, lorsque la moyenne des effectifs de chaque mois pendant lequel au moins un salarié était employé, appréciée au 31 décembre N-1, dépasse 9 salariés, l’entreprise est en principe assujettie au versement de transport pour l’année N entière. Illustration une entreprise qui employait en 2009, sur une zone de transport, 15 salariés de janvier à juin, 1 salarié de juillet à septembre et aucun salarié d’octobre à décembre, est en principe assujettie en 2010 au versement de transport pour cette même zone de transport (moyenne établie sur la période de janvier à septembre, à 10,33 salariés(1)). Mais attention, pour calculer l’effectif, une spécificité s’applique au versement de transport : ne doivent en effet être pris en compte que les seuls salariés dont le lieu de travail est situé en région Île-de-France, ou, pour les autres régions, dans le périmètre d’une autorité organisatrice de transport.
Précision alors que la réforme est entrée en vigueur au 25 juin 2009, par mesure de simplification, l’administration a décidé que pour les entreprises créées avant le 25 juin 2009, l’assujettissement au versement de transport pour l’année 2009 était déterminé selon les anciennes règles. Les entreprises créées à partir du 25 juin 2009 ayant dû, elles, appliquer immédiatement les nouvelles règles (leur assujettissement au versement de transport pour l’année 2009 ayant ainsi été déterminé en fonction de l’effectif à la date de création de l’entreprise ou d’implantation de l’activité).

Participation à la formation continue

Avec l’ancien système comme avec le nouveau, pour déterminer le montant de la participation à la formation continue au titre d’une année, l’effectif de l’entreprise est apprécié au 31 décembre de l’année, en fonction du nombre moyen de salariés occupés chaque mois de l’année. La nouveauté résidant dans le fait que les mois au cours desquels aucun salarié n’a été employé ne doivent pas être comptabilisés.

La portée des nouvelles règles pose en revanche des difficultés pour les entreprises créées en cours d’année. Le Code du travail prévoit en effet désormais que l’effectif de ces entreprises est apprécié à la date de leur création (année N). Pour l’année suivante (année N+1), il est apprécié selon les nouvelles règles en fonction de la moyenne au 31 décembre de l’année N des effectifs de chacun des mois d’existence sur cette 1re année. Or, avec cette nouvelle règle, le taux de la participation à la formation continue est calculé selon la moyenne des effectifs mensuels de l’année qui précède, et non de l’année en cours comme c’était le cas jusqu’alors. Est-ce à dire que désormais le taux de participation à la formation continue d’une année N serait calculé sur les rémunérations versées en N-1 et non plus celles versées l’année N ?

La circulaire n’apporte pas de réponse claire sur l’assiette de calcul, se contentant de prévoir que « pour déterminer le taux de la participation formation applicable à une entreprise pour une année N, son effectif, tous établissements confondus, est apprécié au 31 de l’année N-1, en fonction de la moyenne, au cours de cette même année, des effectifs déterminés chaque mois de l’année civile ». Aussi, pour lever toute incertitude, des précisions de la Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) sur la règle applicable seraient les bienvenues. Remarque si l’application des nouvelles règles de décompte des effectifs peut conduire l’entreprise à franchir un seuil d’effectif, il ne faut toutefois pas oublier que l’effet financier lié à ce franchissement peut être atténué quand ce seuil est franchi pour la 1re fois.
En effet, plusieurs dispenses temporaires ou des assujettissements progressifs aux cotisations s’appliquent. Par exemple, les employeurs ayant atteint pour la 1re fois le seuil de 20 salariés en 2009 sont dispensés pendant 3 ans de verser la contribution supplémentaire au Fnal, puis bénéficient les 3 années suivantes d’un assujettissement progressif. De même, les entreprises qui dépassent le seuil de 19 salariés pour la 1re fois peuvent bénéficier du maintien de l’application du coefficient Fillon majoré pendant 3 ans. (1) [(15 x 6) + (1 x 3)] / 9 = 10,33.