Le Contrôle Urssaf à la loupe !

Maîtrisez les règles du jeu pour mieux réagir à chaque étape de cette procédure.

Chaque année, un peu plus de 5 % des entreprises font l’objet d’un contrôle Urssaf avec, pour près de 60 % d’entre elles, un redressement à la clé. Cet examen, plus ou moins approfondi, est la conséquence du principe qui veut que les entreprises déclarent les rémunérations destinées à servir de base au calcul des cotisations et contributions sociales. Plus précisément, les travailleurs indépendants doivent déclarer auprès du RSI leurs revenus professionnels. Quant aux employeurs, ils doivent non seulement indiquer périodiquement à l’Urssaf les rémunérations versées à leurs salariés, mais également en principe calculer eux-mêmes le montant des cotisations sociales dues.
Des déclarations et des calculs qui sont ensuite vérifiés avec soin par les agents de l’Urssaf, en particulier lors d’opérations de contrôle. Retour donc sur les modalités de déroulement de cette opération, ainsi que sur vos droits et obligations tout au long de la procédure.

Le contrôle sur place

L’avis de contrôle
Quand l’Urssaf prend la décision de contrôler votre entreprise, la visite d’un inspecteur du recouvrement est imminente. Mais celui-ci n’est pas pour autant autorisé à débarquer dans vos locaux à l’improviste, sauf s’il suspecte une situation de travail dissimulé. L’inspecteur du recouvrement doit en effet vous adresser, au moins 15 jours à l’avance, un avis mentionnant la date du contrôle sur place. De plus, cet avis de contrôle doit détailler une liste non exhaustive de documents que vous devez mettre à sa disposition (bulletins de salaire, contrats de travail et leurs avenants, conventions et accords collectifs de travail, etc.).

La vérification sur place
La procédure de contrôle sur place consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier, en principe en s’installant dans vos locaux, la bonne application de la législation en matière de cotisations et contributions sociales. Mais vérifier ne veut pas dire seulement rechercher les erreurs ou omissions entraînant un redressement. En effet, l’inspecteur dépêché dans votre entreprise est également chargé d’une mission d’information et de prévention. Résultat : son rapport de contrôle peut éventuellement conclure que vous avez trop versé à l’Urssaf par rapport aux sommes dont vous êtes redevable !

Soigner l’accueil de l’inspecteur
Il est important d’accueillir l’inspecteur du recouvrement dans le meilleur esprit possible en cherchant notamment à entretenir une discussion constructive avec lui. Cette démarche commence par la réception de l’inspecteur du recouvrement par vous-même, chef d’entreprise, afin de montrer toute l’importance que vous accordez à ce contrôle. Ce n’est qu’ensuite que vous pouvez présenter les interlocuteurs techniques (chef comptable, responsable du personnel…) auxquels l’inspecteur sera susceptible de faire appel dans le cadre de sa mission.
À la fin du contrôle, il est également bon que vous fassiez un rapide bilan avec l’inspecteur des principales difficultés soulevées lors de sa visite.

Le contrôle sur pièces

Pour faciliter le travail de l’Urssaf, une procédure de contrôle sur pièces a été mise en place, c’est-à-dire un contrôle se déroulant dans les locaux de l’Urssaf et non dans ceux de votre entreprise. Cette procédure est réservée toutefois au contrôle des plus petites entreprises, celles occupant 9 salariés au plus. Mais attention ! Le contrôle sur pièces est une procédure de contrôle Urssaf à part entière. Elle ouvre donc droit aux mêmes garanties que celles du contrôle sur place.
Si vous êtes concerné par cette procédure, l’Urssaf peut vous demander de lui communiquer certains documents sociaux, fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même.

L’issue du contrôle

La lettre d’observations
Quand le contrôle est terminé, l’agent de l’Urssaf vous adresse un document, daté et signé, intitulé « lettre d’observations ». Ce document, qu’il aboutisse ou non à un redressement, doit impérativement indiquer l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle, la mention du délai de 30 jours qui vous est accordé pour répondre aux observations de l’Urssaf, ainsi que la possibilité de vous faire assister par un conseil pour rédiger une réponse.
Par la suite, vous n’êtes pas obligé de répondre aux observations de l’inspecteur. En effet, ne pas répondre ne vous privera pas de la possibilité de critiquer ultérieurement la position de l’Urssaf.
Toutefois, si vous choisissez d’apporter une réponse à la lettre d’observations, sachez que l’Urssaf est tenue de vous répondre à son tour par écrit. Et si vous apportez de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l’Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement. Le jeu en vaut donc la chandelle !

La suite de la procédure
Au terme de cette procédure, qui ne peut porter que sur les cotisations dues au cours des 3 dernières années (plus celles concernant l’année en cours), vous recevrez :
- dans le cas d’observations sans régularisation, un courrier valant décision administrative à laquelle vous devrez vous conformer à l’avenir ;
- en cas de sommes à payer, une mise en demeure par laquelle l’Urssaf vous « invite » à régulariser votre situation dans le délai d’un mois ;
- en cas de trop versé, une proposition de l’Urssaf d’imputer le crédit sur la prochaine échéance de vos cotisations ou de procéder à son remboursement (sur demande).
On notera, par ailleurs, que l’absence d’observations vaut en principe accord tacite des pratiques ayant donné lieu à vérification.

Le recours amiable

Si vous contestez le redressement de l’Urssaf, vous devez d’abord saisir la commission de recours amiable puis, dans un second temps, saisir éventuellement le Tribunal des affaires de Sécurité sociale (Tass).
La saisine de cette commission est gratuite et sans obligation de présence ou de représentation lors de l’examen du dossier.
Elle doit, en revanche, être rédigée avec le plus grand soin car seuls les points que vous aurez contestés devant la commission pourront ensuite être examinés par les tribunaux.

La charte du cotisant

Les entreprises qui font l’objet d’un contrôle Urssaf dans leurs locaux doivent se voir remettre une « charte du cotisant contrôlé » par l’inspecteur du recouvrement chargé de cette vérification. Cette charte se présente sous la forme d’un document synthétique d’une vingtaine de pages, écrites de manière très accessible, et dont l’objectif est de présenter les modalités de déroulement d’un contrôle, ainsi que les droits et obligations du cotisant tout au long de la procédure.

Publié le jeudi 15 juillet 2010 - © Copyright SID Presse - 2010